【备用金管理规定】为规范公司备用金的使用与管理，确保资金安全、合理、高效地用于日常运营和紧急事务处理，特制定本《备用金管理规定》。该规定适用于公司各部门及员工在执行公务过程中所需的临时性资金使用行为。
一、备用金的定义
备用金是指由公司统一拨付给各部门或个人，用于应对突发性、临时性支出的专项资金。其主要用于支付小额采购、差旅费用、应急物资采购等非固定性支出。
二、备用金的申请与审批流程
备用金的申请需遵循以下流程：
| 步骤 | 内容说明 |
| 1 | 申请人填写《备用金申请表》，注明用途、金额及预计使用时间 |
| 2 | 部门负责人审核并签署意见 |
| 3 | 财务部对申请进行合规性审查 |
| 4 | 财务总监或授权人审批后方可发放备用金 |
| 5 | 备用金发放后，需及时登记入账 |
三、备用金的使用原则
1. 专款专用：备用金仅限于批准用途，不得挪作他用。
2. 限额管理：根据部门业务性质设定不同额度上限，超限需重新申请。
3. 定期核销：备用金使用完毕后，应在规定时间内提交报销单据并完成核销。
4. 责任明确：备用金使用者对资金使用的真实性、合法性负责。
四、备用金的使用范围
| 使用场景 | 说明 |
| 差旅费用 | 员工因公出差产生的交通、住宿等费用 |
| 小额采购 | 用于购买办公用品、维修材料等小额物资 |
| 应急支出 | 突发事件中必要的临时支出 |
| 其他经审批的事项 | 经财务部认可的其他合理支出 |
五、备用金的回收与核销
1. 备用金使用完成后，申请人应在7个工作日内提交相关发票、收据等凭证，并填写《备用金报销单》。
2. 财务部审核无误后，将款项从备用金账户中扣除或予以结清。
3. 对于长期未使用的备用金，财务部有权收回并重新分配。
六、违规处理
对于违反本规定的人员，公司将视情节轻重给予警告、通报批评、追回资金、扣减绩效等处理；构成违法的，将依法追究法律责任。
七、附则
1. 本规定自发布之日起施行，由财务部负责解释。
2. 各部门应结合实际情况，制定实施细则并报财务部备案。
3. 本规定如有调整，将另行通知。
总结：
《备用金管理规定》旨在通过制度化、规范化的方式，确保公司备用金的安全使用和高效管理。通过明确申请流程、使用范围、使用原则及违规处理机制，有助于提升公司资金管理的透明度和执行力，保障企业正常运转。
