首先，商业发票是交易双方之间正式的付款凭证，通常由卖方开具给买方。它详细列出了货物的名称、数量、单价、总金额以及相关的贸易条款等信息。商业发票不仅是买卖双方结算的基础，也是海关清关的重要文件之一。因此，在出口时，商业发票必须准确无误，以确保货物能够顺利通关并符合各国的法律法规。
其次，形式发票则是一种非正式的报价单或预订单，主要用于向潜在客户提供商品的价格估算和服务概览。形式发票不具备法律效力，其主要目的是帮助客户更好地理解产品的价格结构及付款条件，并作为签订合同前的一个参考依据。与商业发票相比，形式发票的内容相对简单，不需要包含详细的物流信息或税务细节。
此外，两者的时间节点也有所不同。商业发票一般是在实际交易完成后才出具；而形式发票则可能在谈判阶段就已提前准备好，并随着商务沟通不断调整和完善。这表明形式发票更多地服务于前期市场开拓工作，而商业发票则是整个交易流程中的关键环节。
综上所述，在外贸活动中，商业发票和形式发票各自扮演着不同的角色。前者侧重于记录已完成的交易行为并支持后续操作，后者则着眼于促进前期交流与决策制定。正确区分这两者不仅有助于提高工作效率，还能有效避免因误解而导致的风险问题。因此，无论是新手还是资深从业者都应当深入掌握它们的特点及其应用场景。
